案例某台商趙先生在大陸設立了一家工廠,已經營多年。2007年9月,趙先生得知自2008年起,大陸將正式施行《勞動合同法》,該法要求建立勞動關係,應當訂立書面勞動合同。

為了符合法律的規定,趙先生隨即要求工廠的管理部在工廠的員工餐廳張貼公告,告知未與工廠正式簽訂勞動合同的員工,在2007年年底前自行至管理部簽訂勞動合同。

然而,由於工廠員工大多數為外地工人,管理不易且人數眾多,流動率非常頻繁,因此管理部一直沒有對全體員工完成簽訂勞動合同的程序。

轉眼間,一年多過去了。趙先生突然收到本地勞動爭議仲裁委員會發出的仲裁通知,才知道工廠的幾名員工共同串聯,以工廠未與他們簽署勞動合同為由,向勞動爭議仲裁委員會申請仲裁,要求工廠賠付雙倍工資。

趙先生萬萬沒有想到,工廠每個月按時繳納員工的工資以及社會保險金等費用,竟然還會被告。經諮詢大陸律師後,趙先生被告知工廠竟然還非常有可能會輸掉仲裁……

大陸的《勞動合同法》於2007年6月29日頒布,並於2008年1月1日起施行。該法首次明確指出,用人單位(即雇主)自用工之日(即員工開始為雇主勞動之日)起即與勞動者(即員工)建立勞動關係,而建立勞動關係應當訂立書面勞動合同。

在《勞動合同法》實施之前已經建立勞動關係、尚未訂立書面勞動合同的,應當在2008年2月1日之前補訂。

因此,自2008年1月1日起,所有內資企業與外資企業都必須與其員工(不論全日制或非全日制)訂立書面勞動合同,而對於2008年之前已經聘僱但未訂立書面勞動合同的員工,應該最遲於2008年2月1日前完成訂立書面勞動合同的程序,以符合法律的要求。

完整的職工名冊是第一步

本案中,工廠未與提起仲裁申請的幾位員工簽訂書面勞動合同的事實已經違反了《勞動合同法》的相關規定。雖然工廠方面可以主張其已經以公告的形式通知了全體員工補簽勞動合同,但該等通知並不表示工廠已充分履行其作為雇主的管理責任。

根據大陸相關法律法規規定,用工單位應當建立職工名冊備查,該等名冊應當包括勞動者的姓名、性別、身份證號碼、戶籍地址及現住址、聯繫方式、用工形式、用工起始時間、勞動合同期限等內容。

因此,趙先生的工廠有義務編制包含全體員工在內的職工名冊,並在編制名冊的同時,完成與全體員工簽訂勞動合同的程序。

《勞動合同法》對於未簽訂書面勞動合同情形的處罰是非常嚴格的。

不簽約要賠工資

根據該法及該法實施條例的規定,用人單位自用工之日起超過一個月、不滿一年,未與勞動者訂立書面勞動合同的,應當與勞動者補訂書面勞動合同,並自用工之日起滿一個月的次日到補訂書面勞動合同的前一日止的期間內,向勞動者每月支付兩倍的工資。

如勞動者不與用人單位訂立書面合同的,用人單位應當書面通知勞動者終止勞動關係,並按照「工作六個月以上不滿一年的,按一個月的工資計;工作不滿六個月的,按半個月的工資計」的標準向勞動者支付經濟補償。

而用人單位自用工之日起滿一年,未與勞動者訂立書面勞動合同的,自用工之日起滿一個月的次日至滿一年的前一日,應當向勞動者每月支付兩倍的工資,並視為自用工之日起滿一年的當日,已經與勞動者訂立無固定期限勞動合同,應當立即與勞動者補訂書面勞動合同。

不簽約一年後對雇主更不利

由於大陸勞動法規明確規定,用人單位單方解除勞動合同的,必須符合法定事由,而不能根據其自行認定的事由任意解雇員工,因此一旦發生上述因未簽訂勞動合同滿一年而轉化成無固定期限勞動合同的情況,對於雇主來說,無異於是增加了負擔。

此外,發生勞動爭議而申請勞動仲裁或提起訴訟的,用人單位將承擔較重的舉證責任。

如本案中,工廠很難證明相關的員工未依公告補訂勞動合同的行為是出於故意;就算工廠主張已合理地利用各種方式通知員工簽署勞動合同,但是實務上,這個主張很有可能因為用人單位未能適當履行管理職責而不被仲裁庭接受。

況且,即使員工本身存在過錯,亦不能使雇主免於管理職責。所以,就用人單位而言,最適當的方法是在對員工進行管理時要充分履行用人單位的管理職責。例如本案中在補訂勞動合同時,不僅應當公開通知,更應主動安排所有員工簽訂書面勞動合同並記錄在案,以免發生有人漏簽的情況。

此外,在企業的日常運營中,要建立起健全的內部管理系統,並嚴格依照大陸的勞動法規擬訂勞動合同、制定企業內部紀律及規範,以避免發生勞動爭議。

(本文不代表律賢律師事務所及理律法律事務所意見)