日前見吳院長將「公文旅行」作為行政效率不彰的改革檢討重點,筆者擔任基層文書收發職務,也發現幾處造成公文旅行的原因:

一、內容不明確,造成承辦爭議:筆者分發公文的工作,是將每日收到的公文判斷應由何承辦人簽收,並分送至承辦人手上。然上級或同級機關來文,有時未能清楚顯示業務,分到某承辦人手上時不願收受,認為應是別課室承辦人職責,當對方也認為不是其業務時,只好由長官裁示應由何課室承辦,徒增公文延宕、旅行。

二、機關間推諉權責:筆者見過一件公文,內容大致是民眾反映行人道花台的施工問題,結果該公文先到本來就沒有權責的本機關,本機關發文請可能有權責的兩機關處理,結果兩機關先以公文表示不是該單位業務,經過雙方實地會勘才確定是其中一方。若此案關係人民性命安全,其後果嚴重。

三、公文尚未完全電子化:目前政府的公文除憑證、申請案件等無法以電子檔案取代,大部分都用電子檔傳遞,但到了機關後仍要把電子檔列印,用紙本來簽辦、核章,電子公文系統只扮流程管控角色,紙本公文浪費紙材、碳粉也耗費時間人力,實在需要全面改進。