為了提升行政效率,研考會今年開始推動公文全程電子化,預計民國一○一年底時,中央及地方機關都可全面使用網路批核公文,除了希望可以大幅減少公文旅行的時間,省下的紙張每年更可少砍九千棵樹。

公文的電子化是綠色計算(Green Computing)的一環,可以節省紙張的使用,但公文電子化同時也會加重對於資訊設備(包括電腦、印表機、網路以及最重要的公文資料中心)的使用,而這些都是耗能的設備,如果公文綠化工程沒有整體的規劃,恐怕要砍的樹反而更多。

例如一部個人電腦,如果一天二十四小時都在開機狀態(儲存公文的很多雲端上的電腦都必須如此),一年電費約需三千五百到五千元,同時因為這些用電會釋放出約六八二公斤的二氧化碳到空氣中。而一棵樹一年可以吸收約一.三七到六.八二公斤的二氧化碳,這代表一部電腦整年開機就必須至少多種一百棵樹,少砍九千棵樹只夠九十部電腦用。

所以除了公文的電子化之外,資訊設備的節能更是重要,研考會可以注意、宣傳和推動的有:

第一是一定要注意雲端電子公文伺服器的設計。以一百部電腦的資料中心為例,節能的伺服器設計每年可以省下上千萬的費用,這些費用包括電費、空間費用、資料備分的費用等等。

第二是要推動不用電腦時關機的運動。電腦開機時所需的能源遠少於讓電腦一直處於怠惰(idle)狀態所消耗的能源。其實電腦只要怠惰超過五分鐘,其消耗的能源就大於開機的能源。當然因為作業系統開關機的緩慢,因辦公隨時需要,不可能要求電腦時開時關,但至少一段時間不用時應該讓其進入睡眠狀態。

第三是要注意螢幕保護程式不能省電。雖然現在液晶螢幕較以前的CRT省電,但一小時還是會耗去約三十五瓦的電能,所以即使電腦不能關機,螢幕也要讓其進入全黑的睡眠模式。另外十四吋的液晶比十七吋的會少用四○%的電,除非需要,盡量用十四吋的螢幕即可。

第四是盡量用噴墨式印表機。雖然速度比雷射的稍慢,噴墨式少用約八○到九○%的能源。然後印表機不用時關機,同一辦公室印表機透過網路共用,盡量雙面列印等等也都能節能減碳。

以上措施除了第一項外其他都是隨手可做,而且只要做的確實,想想看全國那麼多公務電腦,效果可觀。所以公文電子化固然重要,但千萬不要收之東隅卻失了更大的桑榆。

(作者為東華大學資訊工程系教授)