专家传真－你想成为贾伯斯？还是变成贾不妙！

许多的工作都有对外简报的机会，但却有很多「简报」一点都不简单，反而趋近「繁报」的境界。所谓简报简报，也就是用简单、明瞭的方式向目标对象报告重点；然而我们却常常看到企业的简报是整篇密密麻麻的文字，搞得跟Word一样，根本不是Power Point了，如此一来不仅听的人会觉得枯燥乏味，也无法达到有效沟通的目的。

简单、聚焦、讲重点

试想一个情境，在一张A4纸上，你看到一张视觉感很抢眼的图或是几行标题式的文字，你会印象深刻，还是你要看到A4纸上写满了密密麻麻的文字，你对内容的印象会比较深刻；我想大多数人会选择一张视觉感很抢眼的图或是几行标题式的文字吧。

其实Word跟Power Point单从英文字面翻译就已经很清楚明瞭的区分出两者差异；所谓Word顾名思义就是用许多文字堆砌而成的内容，而Power Point则是有力量的指出重点，也就是聚焦的概念。

然而有蛮多人在制作Power Point的时候，往往怕人家不明白其中的内涵，因此在每一页投影片中都放了许多文字，希望加以说明同时作为对自己的提醒，甚至于在简报时几近于照念的地步；这样的内容听起来不但无趣，到最后现场可能还会睡成一片或是开始滑手机。

那要怎样才能够做出好简报呢？首先你要思考的是，你要对谁讲简报？而这群人又关心什么？我们可以用怎样的方式来呈现，吸引他们的目光。制作简报首重就是视觉乾净，也就是所谓的简单；然而在简单的状况下，要如何让对方能真正明瞭你想要表达的重点，其实它是有技巧的。

首先，我们可以先将想表达的重点写成大纲，在写完大纲后再把每一个大章节、小章节的内容「有逻辑性的重点式填入」。而重点式填入往往也是简报制作者最痛苦的地方，因为，到底什么是重点？如果想要阐述的东西太多，那就会变成太多重点反而没重点。所以，要让大家印象深刻的技巧就是把每一页投影片中你想表达的内容用一张视觉强烈的图或是几行文字表达；若要用文字表达，字级大约要20～30级，顶多5～7行条列式的文字，才会比较合适。

顏色、说明是关键

在投影片当中除了可以运用视觉强烈的图、提示性的文字之外，表格也很重要。我们在提供简报资讯时，如果有用到图表，那么图表上横向、纵向分别代表什么意义、单位，都要具体的标示，否则人家不晓得你图表上面的数字代表什么，就很容易出现一张表格各自解读的状态。

另外在配色上，色彩也不要过度多元，一张投影片上除了照片以外，最多不要超过三种色系是较为恰当的，因为一旦超过了三种以上的色系，就容易造成视觉混淆，不但无法抓住重点，看久了眼睛也容易疲劳，进而分心。

总结上述，做一个好的投影片要掌握以下几个关键：「字大且少」、「排版整齐」、「黑底白字、浅底黑字」、「标示单位」、「图表重于文」。而在简报时，简报者也最好可以运用简报笔自行操控萤幕，这样不仅能够让简报更加顺畅，也可以显现你的专业感。千万不要一味的依赖别人帮你操作电脑；否则，整场简报下来，大家可能对于内容还没太多印象，反而是脑海中持续迴盪「下一页」的提醒说明声，久久无法忘记。

最后，贴心提醒，如果你的简报内容是对一般大眾分享，并非只有专业人士聆听时，也建议适度的用白话说明专业的部分。让人家听得懂，是有其必要性的；千万不要觉得把专业的东西讲成白话很不专业，让听的人搞懂、有兴趣才是做好有效沟通的关键。

很多人都想像贾伯斯一样意气风发的上台简报，但若是你没有掌握简报关键技巧，很容易就会当不成贾伯斯，反而成为贾不妙，把原本应该要精采、有价值的内容都给搞砸了。