商务英语深聊系列－拒绝浪费时间！五招破解假性会议（上）

随着全球疫情趋缓、放宽商务入境后，接下来将会有更多面对面的国际会议，尤其在台美经济倡议积极推动之下，预期未来还有许多跨国的深度合作讨论。

而在商务合作上，想必会有许多会议，会议里不怕没有共识，怕的是彼此意见相左的地方都说不清楚，浪费时间来回确认，在英文中称为 back-tracking ，这也是令全球商务人士相当反感的情况。

为避免back-tracking，就要知道怎么在会议中确实累积进度，其中最关键的就是怎么样结束一场会议。

其实要让会议结束很简单，但常常会遇到下列这些常见问题：第一个是会议结束以后，才发现刚刚好像没有指派负责人，也没有明确日期；再者是觉得会议中讲的很清楚，但事后大家听到的都不一样；最后一点，明明都觉得讨论了，却在事后才发现大家意见一堆。

遇到以上三种情形，其实就是「假性的开会」，在会议中有结论，但却没有任何行动，而这样的会议品质对于个人的领导力来说，是很不利的负面因素，千万要避免。

笔者整理出五点假性会议的破解法，将分成上下集提供给您，今天先介绍其中三点，用易懂且好用的英文句子，帮助读者能有效率的结束一场会议。

#1 Ensure Alignment 确保目标一致

在会议前，确认大家目的相同，要往同一个方向前进，尤其当与会者超过三位重要关系人的时候，往往会有其中的一两位主导性较强，这也容易让其他人没有充份表达的机会，这些人容易在事后採取消极抵抗的方式，无声抗议会议的结果。

特别要注意在电话会议时，因为看不到对方表情，更容易忽略其他与会者的意见，让会议达成假性的结论。

当意见出现分歧，心不在同一艘船上，事情自然没有办法推展，更惨的是我们多半事后才知道，而为了避免这个情形，多讲这一句是必要的，此时我们可以这样说：

“Is there anything else someone needs to say or ask before we move to the next topic？”

在我们进入到下一个主题之前，还有其他要说或要问的问题吗？

“Is everyone OK with where we ended up？”每个人对于这样的结论都OK吗？

“Susan, you look／sound puzzled, what do you think we should do？”苏珊，你看上去／听起来有些疑惑，你认为我们应该怎么做？

在有人抱持消极态度并进入抵抗模式之前，你要主动给大家一次机会来表达意见，这样问的同时，能再次确认所有人对于会议的进展是认可的。

#2 Bring Clarity 厘清盲点

有时候大家都同意大方向，但是还是有点卡住的时候，不妨可以用以下的方式引导大家思考，把想法聚焦、收敛为行动方案，让大家在讨论后，使得行动更清晰、完整。

身为会议的主持人，我们要能够让讨论的内容更加的具体清晰，此时我们可以这样说：

“What exactly do we need to get done before the next meeting （to ensure progress？）”在下一次会议之前，我们到底需要完成什么工作（以确保进度？）

关键在于：当大家开始去思考自己的工作份量之前，会希望先有一个结果，来汇整整体行动的阶段，因为专案是彼此环环相扣的，大家一起拼凑才能兜出最完备的逻辑步骤，例如哪些是不可缺少的资讯，或哪些行动该要先发生等等，这一阶段非常重要。

#3 Show the value created 点出将创造的价值

依照上述的方法，凝聚出整体的行动方案后，很多人会直接开始分工，但若能用一两句话稍微回顾已经完成的方案的雏形，激起大家的衝劲，会更加分。

例如我们说：「看起来我们有个不错的起头」，就能让大家更有动力投入（to be invested），也能证明了一开始所说的「只要我们合作，这是有机会的」，如此回顾也会强化你的影响与领导力，此时我们就能这样说：

“That seems like a “feasible plan, isn’t it？”

这似乎是一个可行的计划，不是吗？

”Alright, looks like the path forward is getting more clear.”

好吧，看起来前方的道路越来越清晰。

结语

今天我们学习高效结束会议的三种方法，让与会者能快速进入状况，并确立会议的前进方向；下次我们将介绍最后两个诀窍「设立进度」与「快速回顾」，帮助你在会议中能更做个完美的总结，我们下回见！