日本最近工作景像呈現幾個新片段:「超值星期五」(Premium Friday)起跑滿一季,大學生選擇就職企業時開始把「工作與生活的平衡」列為選擇要件之一,還有員工把明確的下班時間寫在「宣言卡」放在辦公桌上…。

日本社會長久以來一直存在根深蒂固的工時過長問題,過勞死也一直都是社會中經常聽到的悲劇事件。但最近隨著日本政府大力提出「工作方式改革」等方案,許多企業開始積極進行提高工作效率和有效縮短工時等各式措施。

雖然成效如何有待時間驗證,但對許多長期忍受超時工作,又受於大環境氣氛敢怒不敢言的日本員工來說,隨著媒體持續大幅報導,每個月的「超值星期五」的固定到來,氣氛上讓他們比以往更容易談論什麼是合理的工時,又該如何實踐。可說為等待許久的「工作意識革命」是否能真正生根茁壯,帶來期待。

工作方式改革成功的關鍵在多管齊下,方式彈性多樣。除了政府制定合理的加班上限和同工同酬等基本法規之外,更需同時進行工作地點彈性化和提升業務效率和生產力的措施。政府、企業和個人都是要角,缺一不可。

在政府措施方面,除了去年9月首相安倍晉三召開第一次「工作方式改善實現會議」後的定期會議和推動相關措施外,日本經濟產業省(相當於台灣的經濟部)提倡「超值星期五」活動,希望企業每月最後一個禮拜五能讓員工提早在下午3點左右就下班,有多些時間陪家人或多消費刺激經濟。

這個措施從今年2月底第一次實施到4月屆滿一季,雖然熱潮似乎出現在大企業居多,但有許多還未實施的企業也開始討論是否要跟進。因為這不是強制措施,各企業可依自己公司狀況決定實施的時間點和方式。例如月底太忙可改為月中,下班時間也可以更有彈性。

許多企業不只在公司內推行工作效率改革和縮短工時努力,進一步分享相關知識,希望能真正擴大這波工作改革風潮。

例如,在提升工作效率縮短工時上,日本谷歌(Google Japan)與31家企業合作,發揮創意和運用科技提升工作效率,結果製成了「工作改革推進指南」,公開在它的相關網站與外界分享。

這份「工作改革推進指南」內容分為個人篇和企業篇,例子具體也實用,包含個人和企業在企圖縮短工時的時候常見問題的解決方案 。不採強制而是每個人可安排自己的下班時間和工作計畫,同時運用團隊工作「可視化」的技巧,結果顯示確能有效縮短工時。

除了提升工作效率,工作地點的彈性化也是這波工作改革重點。近年可以不進辦公室的「遠距工作」(telework)的方式也帶來許多社內溝通減少等課題,為解決溝通不足問題,日本雅虎改變辦公桌的陳列動線,讓員工進到辦公室時可以和許多不同的同事坐在相近區域,增進彼此溝通機會。

「From Work Hard to Work Smart!」(從「辛苦工作」到「聰明工作」!)這是日本谷歌在提倡工作改革時提出的口號。日本面臨高度少子高齡化趨勢,工作人口不斷減少,如何持續擁有高品質的工作力是當務之急。 發揮創意、採彈性而非強制措施、給予個人和企業多樣化選擇等,都是成功關鍵。

(本文作者為專欄作家,全球人力資源管理師GPHR,長期任職美日國際金融機構。現居東京)

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