我見我思-管理就是借力使力 ─TTQS認證活動 讓組織更具活力

11月28日接到勞動部勞動力發展署來文頒發本單位TTQS銀牌證書,想起這陣子為了申請認證投注的諸多心力和種種改革,不禁開心的笑了。真的,管理最怕師出無名。這次借申請驗證之名,行業務改善之實,其實是借力使力,水到渠成,回想過往經驗,想藉此和大眾分享。

個人任職的單位早於民國88年就通過ISO 9000品質管理系統認證,後來又加入了研發功能,升格為ISO 9001的獲證單位,各項業務的進行都制訂有SOP,讓所有工作同仁的腦子裡都清楚:要依程序、不是依照長官要求來辦事。因為如果系統驗證稽核員發現員工「說、寫、做」三者有出現不一致狀況時,便會被列記缺失,小缺失數量過多、被稽核員認為是普遍性系統管理崩壞,嚴重的話證書將被吊銷。

正因為很早就實施了上述驗證,而且運作良好,所以每次當要調整變動的時候,就會有反對派出聲阻止:「幹嘛改呢?一切不是運作的很順暢嗎?」當人們已經習慣了用某種標準或步調來工作的時候,任何想要調整變動的建議都會惹起眾人的反彈。要想改變,有時候得等待適當時機。

104年1月27日勞動部職業安全衛生署修正發布「職業安全衛生管理人員安全衛生教育訓練單位認可及管理作業要點」第5條,規定依法設置的職業訓練機構,欲辦理三種訓練,包括職業安全管理師、職業衛生管理師、職業安全衛生管理員,須獲勞動部勞動力發展署的「人才發展品質管理系統」(Talent Quality-management System,簡稱TTQS)評核結果等級銅牌以上,始得辦理。由於任職的公司屬危險性工作行業,許多作業必須擁有前述證照才能從事,因此為了繼續能辦該等訓練,一定得通過TTQS認證。於是緊急動員起來,在104年9月獲得了銅牌認證。

今年複評,為了能升格為銀牌單位,是眾多同事投注了半年以上的時間對組織使命、願景、定位、核心價值、客戶、產品…進行了全面檢討外,受評當天並以一個主螢幕加兩台52吋液晶顯示器、以及5位報告人輪流上場報告。陣仗之大,向來僅見。

這次的總動員,對本單位產生兩項明顯好處:

一、促進組織融合:

單位主管說:「為了升格驗證,輔導老師要我留下紀錄,我才有機會全面性的詢問大家對於未來有什麼看法。讓我能真實聆聽意見!非常感恩。」專案訓練師說:「沒想到會被邀請參與單位的未來發展討論!這讓我覺得自己真的是團體的一份子!」透由TTQS的輔導團隊,組織成員再度感受到相互支持的甜蜜。

二、提升人員能力:

藉由職能地圖繪製,我們讓訓練師一起討論動腦勾勒出自己能力提升的方向,進而承諾要逐步充實自己,而單位主管也承諾要栽培人員研修以共創未來。這張預約一起成長的支票,將兌現組織整體能力的提升。

Joseph L. Badaracco在「默默管理」一書提到:中階主管最主要的任務就是要承上啟下,在法令或其他種種限制下,完成任務。這次的TTQS升格驗證,讓任職的單位全體總動員上下一心改革現在、並預約美好未來!真的,管理就是借力使力,而且讓大家滿意。我做到了。

(工商時報)


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