近年來屢傳知名企業發生採購舞弊事件,由於採購往往是企業最重大的成本及支出,因此是最常發生舞弊的環節之一,如何控管相關風險成為眾多企業的頭號課題。

然而採購流程複雜,從申購、需求確認、供應商遴選、詢比議價、發出訂單、交貨驗收、付款到會計入帳等層層階段,橫跨數個部門,每個環節都可能出現風險,不僅內部員工可能利用職務之便收受回扣、透過設立空殼公司,創造虛假供應商撈油水或取巧省略公司採購標準程序,以鑽漏洞的方式獲取不法利益,外部的供應商也可能自行勾結圍標,或提供劣質替代品,偷工減料造成企業損失。

台灣舞弊防治與鑑識協會理事長馬秀如指出,根據2020年ACFE(舞弊稽核師協會)全球舞弊報告,採購舞弊被發現的時間平均約為18個月,每件採購舞弊帶給企業的平均損失約新臺幣300萬元,屬企業營運相對高風險的事項,採購舞弊風險之控管不可不慎。採購舞弊常見的態樣包括賄賂、送禮、回扣、拆單(分次採購)以避開核決門檻、洩漏標案資料、圍標與綁標,或是虛設供應商及虛假之交易…等,弊案的發生除了侵蝕企業的財務獲利,也可能嚴重傷及企業聲譽。

筆者在進行採購舞弊案件調查時,經常運用數據分析偵測異常的交易模式,再集中人力針對數據分析辨視出之高風險交易,進行穿透式的交易測試以及實地訪查。常見且簡易的採購舞弊數據分析指標,包括沒有訂購單的付款、非上班時間入帳分錄、相較合約付款條件提早將款項支付給廠商,以及發票日期早於訂購單日期等日期邏輯異常之交易。

另外,公司針對供應商主檔以及交易資料,也應定期執行供應商盡職調查,並且注意其他紅旗警訊,例如系統出現大量使用或重覆使用的一次性供應商等,即可能為內部員工試圖躲避供應商建檔及評鑑的徵兆。

企業欲降低採購舞弊風險,第一步係樹立誠信至上及決不寬貸舞弊者的組織文化及核心價值,除了管理階層以身作則之外,並且制定具體與可衡量的行為道德準則。再來,落實供應商盡職調查程序、對供應商定期進行查核、對每個重大採購階段建立完善的職責分工和核決權限,從申請的審查、到最後階段的驗收及付款程序,嚴密地檢視內部控制是否有效。

此外,設立受保護的獨立舉報管道往往是最有效的揭弊工具。最後,企業可善用最新科技,逐步對採購數據及供應商進行分析,甚至將機器學習等技術納入舞弊風險監控平臺,持續且即時地分析監控,期望能夠藉此降低企業因此造成的損失,維護努力經營成果。(本文作者為安永聯合會計師事務所審計服務部執業會計師)

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