JEFF商務英語
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上次我們學習高效結束會議的三種方法,讓與會者能快速進入狀況,分別是在會議前「確保目標一致」、會議過程中「釐清盲點」與適時的激勵大家「點出將創造的價值」;今天我們將介紹最後兩點,「設立進度」以及「快速回顧」,就讓我們來看看該如何應用吧!

#4 Set up the timeline 設立進度

如果你上面的那一步做得好,分工也都清楚了,現在就是押日期的好時候,同時也可以更具體的訂出檢查的時間點以及重大的進展的時間表,我們能這樣說:

”Ok, Let’s be specific on the action items and PICs (person in charge)”好的,讓我們具體說明行動項目和PIC(負責人)

“I think it’s the right time to set up checkpoints and milestones.”我認為現在是建立檢查點和里程碑的正確時間。

如果你的組員還不太會自己預估工作,這時他可能不太敢貿然在會議中說出自己的action item ,身為主管的你,必然不能少掉這個步驟:

“So Jeff what would you do in specific to ensure the progress (正向語言)”傑夫,你會怎麼做才能確保進度?

“So Jeff, what kind of timeline can we expect from you?”Jeff 你這邊的時間表會怎麼安排?

如果有人在會議中提問你,在下次開會之前,希望達到什麼狀態,或是行動方案有什麼需要大家支援的地方,想必你一定會絞盡腦汁思考,同時主管也可以這個時候在會議上直接確認或補充他思考不足的地方。

#5 A quick recap in writing 快速回顧

表定一小時的會議,最好能在45分鐘甚至更短之內開完,並且利用最後的時間,快速整理剛剛記錄的內容與行動要點,趁大家閒聊的時候,再稍微調整一下順序或是特別要強調的地方,在會議的尾聲很快的讓大家看一下,確認沒有問題再離開。

“This is what we’ve discussed, have a look !”這是我們剛剛討論的內容,看一下!

結語

跟某些人開會好像參加了一個特戰小組的作戰會議,開完整個充滿動力,想要馬上開始做事;反之,有些會議則是令人感到絕望,英文有個形容叫做soul-crushing (壓碎靈魂的)。

如何有效率的結束一場會議,不論對於擔任領導或是對於團隊一員的人來說,都是要持續磨練與精進的一種技術。

透過詢問、聚焦、回顧、時間設定、書面回顧我們能夠讓一場會議中最重要的結論部份,更加清晰與可執行 (actionable)。到頭來,所有的客戶與團隊會記得你在「會議裡的表現」還有「跟這個人開會每次都特別有效率」,今天整理五個關鍵分享給你,希望對你的會議管理有幫助。

(本文出自JEFF商務英語)

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