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资料愈多页、画面愈丰富愈好?《外商顾问超强资料制作术》指出,许多简报摆满炫丽的图表,内容却贫乏空洞不已。作者认为一份好资料,要像iPhone一样美观又好用,「如果把商业资料比喻成iPhone,资料的形式和内容应该是成正比的。『资料做得赏心悦目,而且条理分明,让人一目瞭然』,能够做出这样的资料,才是真正的高手。」他强调,资料的视觉效果取决于「理性」而非感性,一份资料好不好看,关键不在个人美感,而是背后的「逻辑」够不够清晰。

森秀明说,商业资料的最主要目的便是「说服对方」,并希望对方付诸行动。一份好的商业资料是由「视觉」、「逻辑」、「产出」、「沟通」四个步骤所构成,「视觉」意指资料呈现必须一目瞭然;「逻辑」代表想表达的讯息要有条有理;「产出」是必须按部就班完成资料;「沟通」意谓内容必须是对方感兴趣的事。

他也提出「资料制作蓝图」的概念,例如向客户报告提案,可以从Why、How、What这三点切入,Why表示目的,「为什么要做这份资料?」How是探讨资料的写法和形式,「如何写这份资料?」What为内容相关的问题,「应该在资料中加入什么?」掌握这三个要素,就能制作出条理分明的商业资料。

除了资料制作术,书中也分享许多「提案」、「企划」的基本心态。例如许多人会抱怨客户一直改来改去、增添自己的麻烦;但作者认为,委托人的需求与想法,本来就时时刻刻在变化,该如何120%地正确掌握对方想法,并将这些改变反映在资料中,便是职场上的关键决胜点。

「首先,最基本的思维就是,资料永远是未完成的状态,没有成品。」书中不断强调撰写草稿的重要性,因为草稿可以轻易地追加、修改。「不需要一张张完美的资料,只需要吸引人的有趣故事。」资料制作者必须随时掌握客户意念,更应练习把想法化成迷人的说法。

「商业资料是资料撰写者与委托人经过不断地沟通,而产生的共同创作。沟通决定了一份商业资料成功与否。」森秀明觉得,永远没有「完美资料」,只有随对方需求不断调整的「好资料」,不抗拒变化,才是企业成功之道,更是超强资料制作术的精髓所在。

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