全台疫情警戒持續延燒,對於許多企業的內部工作模式,已從短期應付簡單的居家辦公,演變成為如何進行長期有效率的遠距辦公挑戰。溝通交流、會議召開以及工作回報的各種運作制度,在在都考驗企業主與人資在數位轉型的準備是否萬全。

中華人事主管協會遠距管理專家周純如認為,即使企業內部的設備可以在短時間內就達到工作所需的標準,然而企業真正面臨到的最大難題,是如何讓遠距辦公的管理也能像如臨現場的高效率管理,建議先從資料彙整、工作回報以及如何籌辦遠距會議這3大方向著手。

首先,在遠距辦公上最重要的就是資料的易取得性,周純如建議企業內部必須先規範好辦公室內部資源範圍的層級控管,以及檔案的列表彙整;同時,各部門都應針對自己部門的資料庫做好正確的次序排列與關聯性掌握。

在工作回報上,周純如說明,除了主管必須成為有效的任務交辦者外,部屬同仁也必須扮演有效承接任務者的角色,除了懂得將主管所交辦的任務依照次序關聯和輕重緩急去逐一完成之外,還需要有效地彙整工作執行中的各項檔案,並建立適時回報進度的心態,以利團隊任務追蹤、轉交時,能夠順暢且有效率進行。

最後,在遠距會議的籌辦上,周純如提出了4大步驟,首先是會議的完整流程規劃與議程訂定;其次是完善的資料準備,最好是能在前一小時或前一天完成提供所有與會者;接著是會議中的效率化掌控,必須控管每一項議題的討論、聚焦及時間掌控;最後也是最多公司常常沒有做到的,就是會後的決議與執行追蹤,以表格化去追蹤每一項決議事項的落實進度,才能使會議召開具有意義。

中華人事主管協會執行長林由敏表示,全球越來越多企業將時間與資源投入在能夠提升遠距辦公應用的各項資訊軟體,企業在藉由加速內部營運流程數位化的過程中,同時也是踏出企業的數位轉型第一步。然而,企業必須更宏觀地進行企業內部的數位化發展策略,包含掌握資訊基礎建設的數位化能力、重新調整各項職務的工作定位與技能、加速轉換新工作模式、重新思考數位人才規劃和布局,才能持續不斷地產生嶄新的商業模式、應用、機會與競爭態勢。

#遠距辦公 #居家辦公 #WFH #遠距會議 #中華人事主管協會